使用协作营销工具来管理团队
Posted: Tue Dec 03, 2024 6:20 am
汤姆·特雷纳
汤姆·特雷纳
营销团队在项目交付方面承受着很大的压力。他们通常人手不足，通常需要“前一天”交付项目，并且必须掌握最新的工具和技术。有时是虚拟的（位于世界的四个角落），他们经常与顾问、设计师或代理机构分包工作。他们必须通过将潜在客户转变为实际客户来提高销售额，同时在免费媒体和付费媒体方面进行创新。
在 Wrike，我采用以下方法来领导公司的内容、社交和 SEO 团队。我来自一个充满电子邮件、无休止的会议和大量工具的世界。但我可以告诉您，是的，您可以通过正确的流程和在线协作工具集中通信。
以下是我为营销团队组织协作和工作流程的方式：
1）从个人生产力和任务管理开始
我在 Wrike 帐户中创建了一个 PA（用于操作）文件夹，只有我有权访问该文件夹。我可以从任何地方（在办公室、家里或在路上）直接添加任务，或通过电子邮件添加到选定的文件夹。我总是在 PA 文件夹收件箱中工作。然后，我根 冰岛电话号码库 据需要将元素移动到其他文件夹（操作、备忘单、可能/也许、参考资料等）。
如果对于这些操作中的任何一个我需要帮助，我只需分配它们（它们保留在我的文件夹中）并用“依赖项”标签标记它们，以便我可以将所有依赖项任务分组到一个文件夹中。除了要采取的这些行动之外，我还将向您展示如何建立整个团队的组织。
如果您想了解有关如何使用 Wrike 设置 PA 文件夹的更多信息，请下载免费电子书“使用 Wrike”。
如何在 Wrike 中创建 PA 文件夹。
2）组织有关团队结构和目标的沟通
团队结构和目标是一致的。换句话说，内容营销团队的目标是基于我们内容营销的结果。社交媒体经理的目标围绕着潜在客户和流量。 SEO 目标与流量、关键词和潜在客户相关。
我们围绕这些相同的区域构建 Wrike 文件夹。除了“策略”文件夹之外，我们还有一个“内容”文件夹、一个“社交媒体”文件夹、一个“SEO”文件夹、一个“来宾帖子”文件夹和一个“博客”文件夹。因此，这些部门的经理可以监控与他们相关的事情，并且可以快速了解每个部门正在做什么。
如何在 Wrike 中创建文件夹 - 按部门
我还有其他文件夹，允许我使用不同的视图跟踪某些任务。例如，我们有一个“文章设计”文件夹。每次我们将项目发送给创意团队时，我们都会对其进行标记，并且它会出现在其原始文件夹以及“文章设计”文件夹中。这使我们能够跟踪可供设计师使用的内容。
每个文件夹内都有与特定区域或工作流程相关的子文件夹。例如，“博客外展”文件夹收集了一组活动和资源，位于“社交媒体”文件夹中。我们创建了这些文件夹，向协作者添加并分配了任务，或者通知他们所负责的具体任务。
3) 管理您的内容和文件
我们直接将我们的文件和文档附加到 Wrike 或通过我们的合作伙伴之一 - Google Drive、Box。由于它们都是集成的，因此我们对任务、协作者和内容的管理非常简单。
我们还直接在 Wrike 中管理我们的博客日历。我们的作者直接在 Wrike 任务中输入书面文本，包括文本、链接、图像、链接资源和其他注释。要获得评论，只需通过询问@提及您的同事即可。
由于 Wrike 会自动保存所有工作，保留每个操作的日期和时间，因此可以在时间滑块中或通过提要评论中的“更新描述”链接查看内容更改。如有必要，可以通过将光标拖动到所需日期来返回到文本的早期版本。
4）建立工作流程和协作政策
Wrike 提供了许多定制功能，因此我们根据我们在任何给定时间所做的事情来设计工作流程和策略（至少是这样的想法）。换句话说，我们可以很容易地组织我们的会议的召开以及我们前后的沟通方式，并在工具中重现。想法收集、批准、转化为内容、修改并发送给设计师的过程很容易确定和实施。
创意团队仪表板示例
5) 将外部各方集成到您的工作流程中
我们营销专家经常需要与代理机构、承包商或顾问合作。我们希望他们参与进来，但我们也不想给他们城堡的钥匙！借助 Wrike，我可以为特定项目或任务的外部各方提供有限的访问权限。
任何用户都可以邀请协作者并配置灵活的访问限制。这意味着您不必单独与第三方合作（通过电子邮件），同时以另一种方式（通过 Wrike）与团队合作。另一个有用的功能是跟踪企业家在 Wrike 花费的时间：他们从事什么工作以及工作了多长时间。在 Wrike 上花费的总时间将用于开具发票。
请访问帮助中心，了解有关在 Wrike 中工作的协作者的更多信息。
6）每周举行一次会议，以倍增成功
如果您依靠电子邮件和日历来管理议程、参与者、之前的工作、过去的会议历史记录、会议后执行的行动项目等方面，那么每日、每周或每月的会议可能会是一场噩梦。相反，我们使用简单的邀请、Wrike 中的会议结构（议程、操作等）、会议工具（GoToMeeting、Join.Me、Skype）和连接的文档目录（参见上面的 .）。
不要忘记创建您的议程（将自动通知参与者）并在会议期间坚持执行！
请阅读本文，了解有关与 Wrike 举行每周会议的更多信息。或者观看这个时长 23 分钟的网络研讨会视频，了解如何召开有效的会议：
您的营销团队如何协作并促进进步？
这就是我如何使用协作工具来领导内容营销团队，该团队由来自世界各地的人员以及许多外部各方组成。通过集中信息，您始终知道在哪里可以找到它，您可以减少搜索时间，并且可以完全专注于完成工作。
汤姆·特雷纳
营销团队在项目交付方面承受着很大的压力。他们通常人手不足，通常需要“前一天”交付项目，并且必须掌握最新的工具和技术。有时是虚拟的（位于世界的四个角落），他们经常与顾问、设计师或代理机构分包工作。他们必须通过将潜在客户转变为实际客户来提高销售额，同时在免费媒体和付费媒体方面进行创新。
在 Wrike，我采用以下方法来领导公司的内容、社交和 SEO 团队。我来自一个充满电子邮件、无休止的会议和大量工具的世界。但我可以告诉您，是的，您可以通过正确的流程和在线协作工具集中通信。
以下是我为营销团队组织协作和工作流程的方式：
1）从个人生产力和任务管理开始
我在 Wrike 帐户中创建了一个 PA（用于操作）文件夹，只有我有权访问该文件夹。我可以从任何地方（在办公室、家里或在路上）直接添加任务，或通过电子邮件添加到选定的文件夹。我总是在 PA 文件夹收件箱中工作。然后，我根 冰岛电话号码库 据需要将元素移动到其他文件夹（操作、备忘单、可能/也许、参考资料等）。
如果对于这些操作中的任何一个我需要帮助，我只需分配它们（它们保留在我的文件夹中）并用“依赖项”标签标记它们，以便我可以将所有依赖项任务分组到一个文件夹中。除了要采取的这些行动之外，我还将向您展示如何建立整个团队的组织。
如果您想了解有关如何使用 Wrike 设置 PA 文件夹的更多信息，请下载免费电子书“使用 Wrike”。
如何在 Wrike 中创建 PA 文件夹。
2）组织有关团队结构和目标的沟通
团队结构和目标是一致的。换句话说，内容营销团队的目标是基于我们内容营销的结果。社交媒体经理的目标围绕着潜在客户和流量。 SEO 目标与流量、关键词和潜在客户相关。
我们围绕这些相同的区域构建 Wrike 文件夹。除了“策略”文件夹之外，我们还有一个“内容”文件夹、一个“社交媒体”文件夹、一个“SEO”文件夹、一个“来宾帖子”文件夹和一个“博客”文件夹。因此，这些部门的经理可以监控与他们相关的事情，并且可以快速了解每个部门正在做什么。
如何在 Wrike 中创建文件夹 - 按部门
我还有其他文件夹，允许我使用不同的视图跟踪某些任务。例如，我们有一个“文章设计”文件夹。每次我们将项目发送给创意团队时，我们都会对其进行标记，并且它会出现在其原始文件夹以及“文章设计”文件夹中。这使我们能够跟踪可供设计师使用的内容。
每个文件夹内都有与特定区域或工作流程相关的子文件夹。例如，“博客外展”文件夹收集了一组活动和资源，位于“社交媒体”文件夹中。我们创建了这些文件夹，向协作者添加并分配了任务，或者通知他们所负责的具体任务。
3) 管理您的内容和文件
我们直接将我们的文件和文档附加到 Wrike 或通过我们的合作伙伴之一 - Google Drive、Box。由于它们都是集成的，因此我们对任务、协作者和内容的管理非常简单。
我们还直接在 Wrike 中管理我们的博客日历。我们的作者直接在 Wrike 任务中输入书面文本，包括文本、链接、图像、链接资源和其他注释。要获得评论，只需通过询问@提及您的同事即可。
由于 Wrike 会自动保存所有工作，保留每个操作的日期和时间，因此可以在时间滑块中或通过提要评论中的“更新描述”链接查看内容更改。如有必要，可以通过将光标拖动到所需日期来返回到文本的早期版本。
4）建立工作流程和协作政策
Wrike 提供了许多定制功能，因此我们根据我们在任何给定时间所做的事情来设计工作流程和策略（至少是这样的想法）。换句话说，我们可以很容易地组织我们的会议的召开以及我们前后的沟通方式，并在工具中重现。想法收集、批准、转化为内容、修改并发送给设计师的过程很容易确定和实施。
创意团队仪表板示例
5) 将外部各方集成到您的工作流程中
我们营销专家经常需要与代理机构、承包商或顾问合作。我们希望他们参与进来，但我们也不想给他们城堡的钥匙！借助 Wrike，我可以为特定项目或任务的外部各方提供有限的访问权限。
任何用户都可以邀请协作者并配置灵活的访问限制。这意味着您不必单独与第三方合作（通过电子邮件），同时以另一种方式（通过 Wrike）与团队合作。另一个有用的功能是跟踪企业家在 Wrike 花费的时间：他们从事什么工作以及工作了多长时间。在 Wrike 上花费的总时间将用于开具发票。
请访问帮助中心，了解有关在 Wrike 中工作的协作者的更多信息。
6）每周举行一次会议，以倍增成功
如果您依靠电子邮件和日历来管理议程、参与者、之前的工作、过去的会议历史记录、会议后执行的行动项目等方面，那么每日、每周或每月的会议可能会是一场噩梦。相反，我们使用简单的邀请、Wrike 中的会议结构（议程、操作等）、会议工具（GoToMeeting、Join.Me、Skype）和连接的文档目录（参见上面的 .）。
不要忘记创建您的议程（将自动通知参与者）并在会议期间坚持执行！
请阅读本文，了解有关与 Wrike 举行每周会议的更多信息。或者观看这个时长 23 分钟的网络研讨会视频，了解如何召开有效的会议：
您的营销团队如何协作并促进进步？
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