Шесть способов сделать ваши встречи более эффективными
Posted: Thu Dec 05, 2024 4:45 am
проводить неправильно, они воспринимаются как пустая трата времени и прерывание «реальной работы». Но как отмечает Джино Викман в своей книге Traction: «Для тех из нас, кто руководит и управляет организациями, совещания — это, по сути, то, чем мы занимаемся».
В профессиональном плане встречи играют важную роль в развитии коммуникации между членами команды. Во время встречи обсуждаются новые идеи, заключаются сделки и распределяются пункты действий. Встречи гарантируют, что сотрудники могут высказать свое мнение о том, как все происходит, и служат моральным стимулом.
Они также помогают компаниям напрямую общаться с потенциальными клиентами или собственными поставщиками. Они играют важную роль в принятии решений, обмене информацией и обратной связи.
Однако, несмотря на важную роль, которую играют встречи, чаще всего много времени встречи тратится впустую. Если встреча неэффективна или плохо организована, это время действительно можно было бы использовать гораздо продуктивнее в другом месте. Вот почему так важно убедиться, что каждая встреча имеет ясную цель и проводится эффективно.
Вот шесть практических шагов, которые вы можете предпринять как организатор встречи, чтобы сделать ее максимально эффективной и продуктивной.
Убедитесь, что встреча необходима
Часто существуют более эффективные способы достижения той же цели или задачи. Изучите все варианты и попытайтесь выяснить, сможете ли вы выполнить работу по электронной почте, с помощью инструментов командного чата или просто с помощью меморандума. Если работа может быть выполнена альтернативным способом, то встреча будет пустой тратой времени, независимо от того, насколько она лаконична.
Прежде чем принять решение о проведении встречи, рассмотрите все альтернативные варианты и убедитесь, что она вам абсолютно необходима!
Запишите свои тезисы
Чтобы не тратить время впустую, каждая встреча должна иметь четкую, письменную повестку дня. Повторяющиеся встречи (например, встречи маркетингового персонала по понедельникам днем) должны иметь регулярную повестку дня, от которой отклоняются только в необычных обстоятельствах.
Особенно это может вызывать трудности у начинающих менеджеров , поскольку они не хотят показаться «властными». Но сотрудники на самом деле ценят структурированность совещаний, поскольку они более эффективны для всех участников.
Если групповое собрание будет проводиться несколькими участниками, заранее составьте повестку дня и распределите ее между лидерами, чтобы каждый человек знал, какую тему он освещает и как она вписывается в общий ход собрания. Это сделает весь процесс гораздо более гладким как для участников, так и для докладчиков.
Сосредоточьтесь на самых важных целях
Начните с самых важных пунктов повестки дня для этой конкретной встречи. Это поможет гарантировать, что будет достигнут определенный прогресс, даже если у вас не хватит времени.
Программное обеспечение для управления проектами для маркетинговых команд
Осознайте, когда тема действительно требует группового обсуждения, а не когда вопросы лучше решать офлайн, один на один с сотрудником после встречи. Когда группа достигает консенсуса, назначьте действие соответствующему человеку для реализации, а затем двигайтесь дальше.
Ожидайте пунктуальности
Поскольку у многих сотрудников будут запланированы другие звонки, встречи или задачи в течение дня, убедитесь, что ваша встреча начинается и заканчивается вовремя. Сделайте пунктуальность ожидаемой из уважения к остальной части группы. Сохраняйте обсуждения максимально краткими, чтобы вы могли дать людям несколько минут их дня, когда это возможно.
Это значит, что вам не следует тратить вр Число данных WhatsApp в Индонезии: 5 миллионов емя на ожидание людей. Если отдельные заинтересованные стороны понимают, что пунктуальность — это ожидаемое, они будут приходить вовремя. Неизбежно, что люди будут время от времени опаздывать, но это не должно стать привычкой.
Делайте заметки
Назначьте одного человека, который будет делать заметки на каждой встрече. Наличие записи о том, что произошло на конкретной встрече, помогает гарантировать, что ничего не ускользнет от внимания, и помогает тем, кто опаздывает (несмотря на ожидание пунктуальности), узнать, что они пропустили, не тратя время группы. Эти заметки следует распространить среди всех присутствующих на встрече.
Заметки помогают минимизировать недоразумения. Если конкретный человек не понимает, о чем идет речь, он может просто обратиться к заметкам встречи за разъяснениями.
Назначение одного конкретного человека ответственным за ведение записей позволяет всем остальным сосредоточиться на обсуждении.
Выберите правильное место
Убедитесь, что зарезервированное вами место для встречи подходит для вашей встречи. Хотя резервировать большую комнату для встречи всего из четырех или пяти человек — не самый лучший вариант, резервировать слишком маленькую и тесную комнату — это просто катастрофа.
Место также должно быть удобным для всех заинтересованных сторон. И подумайте о необходимой технологии; есл
В профессиональном плане встречи играют важную роль в развитии коммуникации между членами команды. Во время встречи обсуждаются новые идеи, заключаются сделки и распределяются пункты действий. Встречи гарантируют, что сотрудники могут высказать свое мнение о том, как все происходит, и служат моральным стимулом.
Они также помогают компаниям напрямую общаться с потенциальными клиентами или собственными поставщиками. Они играют важную роль в принятии решений, обмене информацией и обратной связи.
Однако, несмотря на важную роль, которую играют встречи, чаще всего много времени встречи тратится впустую. Если встреча неэффективна или плохо организована, это время действительно можно было бы использовать гораздо продуктивнее в другом месте. Вот почему так важно убедиться, что каждая встреча имеет ясную цель и проводится эффективно.
Вот шесть практических шагов, которые вы можете предпринять как организатор встречи, чтобы сделать ее максимально эффективной и продуктивной.
Убедитесь, что встреча необходима
Часто существуют более эффективные способы достижения той же цели или задачи. Изучите все варианты и попытайтесь выяснить, сможете ли вы выполнить работу по электронной почте, с помощью инструментов командного чата или просто с помощью меморандума. Если работа может быть выполнена альтернативным способом, то встреча будет пустой тратой времени, независимо от того, насколько она лаконична.
Прежде чем принять решение о проведении встречи, рассмотрите все альтернативные варианты и убедитесь, что она вам абсолютно необходима!
Запишите свои тезисы
Чтобы не тратить время впустую, каждая встреча должна иметь четкую, письменную повестку дня. Повторяющиеся встречи (например, встречи маркетингового персонала по понедельникам днем) должны иметь регулярную повестку дня, от которой отклоняются только в необычных обстоятельствах.
Особенно это может вызывать трудности у начинающих менеджеров , поскольку они не хотят показаться «властными». Но сотрудники на самом деле ценят структурированность совещаний, поскольку они более эффективны для всех участников.
Если групповое собрание будет проводиться несколькими участниками, заранее составьте повестку дня и распределите ее между лидерами, чтобы каждый человек знал, какую тему он освещает и как она вписывается в общий ход собрания. Это сделает весь процесс гораздо более гладким как для участников, так и для докладчиков.
Сосредоточьтесь на самых важных целях
Начните с самых важных пунктов повестки дня для этой конкретной встречи. Это поможет гарантировать, что будет достигнут определенный прогресс, даже если у вас не хватит времени.
Программное обеспечение для управления проектами для маркетинговых команд
Осознайте, когда тема действительно требует группового обсуждения, а не когда вопросы лучше решать офлайн, один на один с сотрудником после встречи. Когда группа достигает консенсуса, назначьте действие соответствующему человеку для реализации, а затем двигайтесь дальше.
Ожидайте пунктуальности
Поскольку у многих сотрудников будут запланированы другие звонки, встречи или задачи в течение дня, убедитесь, что ваша встреча начинается и заканчивается вовремя. Сделайте пунктуальность ожидаемой из уважения к остальной части группы. Сохраняйте обсуждения максимально краткими, чтобы вы могли дать людям несколько минут их дня, когда это возможно.
Это значит, что вам не следует тратить вр Число данных WhatsApp в Индонезии: 5 миллионов емя на ожидание людей. Если отдельные заинтересованные стороны понимают, что пунктуальность — это ожидаемое, они будут приходить вовремя. Неизбежно, что люди будут время от времени опаздывать, но это не должно стать привычкой.
Делайте заметки
Назначьте одного человека, который будет делать заметки на каждой встрече. Наличие записи о том, что произошло на конкретной встрече, помогает гарантировать, что ничего не ускользнет от внимания, и помогает тем, кто опаздывает (несмотря на ожидание пунктуальности), узнать, что они пропустили, не тратя время группы. Эти заметки следует распространить среди всех присутствующих на встрече.
Заметки помогают минимизировать недоразумения. Если конкретный человек не понимает, о чем идет речь, он может просто обратиться к заметкам встречи за разъяснениями.
Назначение одного конкретного человека ответственным за ведение записей позволяет всем остальным сосредоточиться на обсуждении.
Выберите правильное место
Убедитесь, что зарезервированное вами место для встречи подходит для вашей встречи. Хотя резервировать большую комнату для встречи всего из четырех или пяти человек — не самый лучший вариант, резервировать слишком маленькую и тесную комнату — это просто катастрофа.
Место также должно быть удобным для всех заинтересованных сторон. И подумайте о необходимой технологии; есл