为什么项目计划会被打乱以及如何避免
Posted: Wed Dec 04, 2024 6:53 am
我们都发现自己处于类似的境地。你制定了项目计划，但团队成员一点也不热情。这难道没有让你想起你在学校做的小组项目吗？团队合作意味着你需要将一群具有不同观点、经验和沟通技巧的人聚集在一起。
事实上，工作项目比学校的项目要困难得多。在职业领域，比获得糟糕成绩的可能性更重要。根据项目管理协会 (PMI) 的数据，每一美元投资中有 9.9%由于项目规划无效而被浪费。此外，根据 Standish Group 的报告，只有 29% 的 IT 项目取得了成功，19% 以彻底失败告终。这意味着时间和大量金钱被浪费。
当团队成员分散在不同的国家和大洲时，或者 阿根廷电话号码资源 当不同组织之间发生协作时，项目规划过程变得比以往任何时候都更加重要。制定清晰的项目管理工作计划可以节省大量时间和金钱。但首先你需要弄清楚为什么许多项目工作计划被打乱，以及如何以扎实的 A 成绩通过你的项目。
1. 利益相关者意见分歧及缺乏支持
据福布斯报道，25% 的技术项目以失败告终，20% 没有回报，50% 需要在完成后进行改进。据高级管理人员称，缺乏明确的目标导致37% 的项目失败。如果你没有明确的目标，迟早你会发现所有的要求、任务和截止日期都没有相互联系。想想你自己的项目。是否有过这样的情况：没有明确目标或在没有您参与的情况下进行的项目从雷达上消失，而其他更复杂的项目却成功到达了终点线？
如果你管理的项目没有明确的目标，一旦出现问题，团队成员就会因为缺乏动力而不会努力去完成。
为了避免这个陷阱，您需要明确定义已完成的项目将为您带来的目标和具体收益。
向团队成员提供完整的文档，以便他们了解项目的每个阶段。项目计划将帮助他们定义责任范围、里程碑、评估方法、最终目标以及最终结果。
桌面形象宣传片
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想了解如何创建项目计划吗？确保项目成功启动的最简单方法之一是使用模板。创建一个模板，其中包含任务、时间表、要使用的工具、所需的报告材料、每项任务的受让人以及严格的截止日期。获得此模板后，您可以复制它并将其应用到每个后续项目。以下是一些简单项目计划的免费示例。
2.缺乏清晰的交互流程
您是否曾在一个团队中工作过，其中一个人喜欢通过电子邮件进行交流，另一个人喜欢在 Slack 中进行交流，另一个人则走到您的办公桌前，然后将重要消息放入聊天中？这正是项目失败的原因——管理者在许多小任务和无组织的沟通上浪费时间。项目计划包括标准沟通流程非常重要。无效的沟通和协作是工作场所压力的两个主要原因。当参与者必须不断提出问题来了解最新消息时，他们的动力就消失了。
为了避免这种陷阱，请指定团队成员应在何处、何时以及如何进行沟通。
为您的团队提供用户友好、高效的软件，让协作变得更加轻松。这意味着您必须花一些时间制定项目计划并确定工作期间所需的所有沟通形式。
最有用的工具将是支持与其他工具（例如 Slack 或 Salesforce）集成的工具，以便所有通信、协作、存储和共享流程对项目团队中的每个人都完全透明。这样，您就可以确保每个员工都能访问他们所需的所有资源。
3.不切实际的目标和期限
按时完成任务是项目经理面临的最重要的挑战之一。其次是团队之间的信息交流。在开展项目时，最大的障碍是必须等待某人完成任务或提供对重要信息的访问。整个项目的截止日期不能因为一名员工延迟完成任务而推迟。当最后期限即将到来时，人们开始寻找责任人——这绝对不是你取得成功的方式。
为了避免这个陷阱，请考虑您团队的能力并在任务截止日期前增加缓冲时间。
事实上，速度损失是不可避免的，因此为了补偿它，请在任务之间安排缓冲时间。在为项目创建工作计划时，请务必考虑任务之间的依赖性，以便团队成员知道他们需要与谁协作以及何时协作。
规划项目并避免不切实际的期望的一种方法是使用甘特图。甘特图是一种交互式时间线，可让您全面了解项目进度、工作范围和依赖关系。它可以让您识别可能导致效率下降的障碍。使用看板或 Scrum 板还可以帮助您进行项目规划，因为您将大致了解如何在团队内分配职责。
通过从一开始就设置甘特图，您可以帮助喜欢数据可视化表示的团队成员了解他们的个人贡献如何影响项目进度。这激励员工更加关注项目任务并按时完成自己的部分工作。
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4.资源和团队成员的无效配置
根据项目管理协会（PMI）2018年的一项研究，21%的项目因资源不足或有限而失败，而资源预测的错误导致18%的项目失败。缺乏资金、时间或人力可能会使任何项目脱轨。因此，在制定项目工作计划时，项目经理必须考虑所有必要的资源，包括团队的能力。当工作量达到最佳时，劳动生产率就会提高。但相反的情况可能会导致专家情绪倦怠或失去动力。
为了避免这个陷阱，您需要平衡员工的工作量并安排所有必要的资源
幸运的是，如果从一开始就规划资源分配和工作量，这个问题就可以轻松避免。Wrike Resource等工具可帮助您根据团队工作流程可视化所有项目任务，提供数据透明度和灵活性，帮助您平衡工作量。当团队成员有权管理自己的任务时，他们将能够按时完成任务并节省金钱和时间等资源。
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创建包含资源跟踪的项目计划将使您能够立即识别潜在的障碍。由于95% 的员工表示在多个团队或多个项目中工作，因此提供透明的工作量数据将帮助他们确定项目任务的优先级并与其他项目经理或其他团队协商职责。良好的沟通可以帮助团队成员将更多时间花在富有成效的工作上。
5.工具脱节，缺乏调整灵活性
新技术通常会让我们的生活变得更轻松，但是当您的项目计划包含多个工具和习惯于使用不同流程的团队时，事情很快就会变得对您不利。
项目管理中最重要的要素之一是识别障碍并做出调整的能力。如果您的工具未连接，并且您的团队所需的信息未集中存储，您将无法发现潜伏在表面下的冰山。
根据麦肯锡的一项研究，员工每周花费大约 20% 的工作时间收集和搜索必要的信息。如果工具未连接，您的团队将浪费时间搜索长电子邮件线程和即时消息以查找他们需要的信息。如果您的下属无法找到最新的材料或信息，您不仅会失去宝贵的时间，还会导致项目脱轨。
为了避免这个陷阱，您需要一个集中的工具来帮助您跟踪项目。
您的项目计划应包括必要的工具（用于存储项目材料）以及用于监控或评估成功的工具。例如，Wrike 支持与 Slack、Jira、Salesforce 和 Adobe Creative Cloud 等工具集成。
此类功能可确保所有项目数据都集中存储。您不仅可以节省时间，还可以创建一个集中位置来跟踪所有任务和依赖项。您将了解每项任务处于执行的哪个阶段以及哪些执行者可能需要帮助。
团队合作让每个人都能取得更多成就
清晰的工作计划和简化的沟通流程使团队成员和利益相关者能够对情况达成共识。从一开始就选择用于交互和目标设定的工具可以帮助每个参与者设定正确的期望。通过避免计划错误并让您的团队为成功做好准备，您不仅可以节省公司的时间和金钱，还可以确保成功！
想了解如何创建项目计划吗？下载有关项目管理方法基础知识的免费电子书。
事实上，工作项目比学校的项目要困难得多。在职业领域，比获得糟糕成绩的可能性更重要。根据项目管理协会 (PMI) 的数据，每一美元投资中有 9.9%由于项目规划无效而被浪费。此外，根据 Standish Group 的报告，只有 29% 的 IT 项目取得了成功，19% 以彻底失败告终。这意味着时间和大量金钱被浪费。
当团队成员分散在不同的国家和大洲时，或者 阿根廷电话号码资源 当不同组织之间发生协作时，项目规划过程变得比以往任何时候都更加重要。制定清晰的项目管理工作计划可以节省大量时间和金钱。但首先你需要弄清楚为什么许多项目工作计划被打乱，以及如何以扎实的 A 成绩通过你的项目。
1. 利益相关者意见分歧及缺乏支持
据福布斯报道，25% 的技术项目以失败告终，20% 没有回报，50% 需要在完成后进行改进。据高级管理人员称，缺乏明确的目标导致37% 的项目失败。如果你没有明确的目标，迟早你会发现所有的要求、任务和截止日期都没有相互联系。想想你自己的项目。是否有过这样的情况：没有明确目标或在没有您参与的情况下进行的项目从雷达上消失，而其他更复杂的项目却成功到达了终点线？
如果你管理的项目没有明确的目标，一旦出现问题，团队成员就会因为缺乏动力而不会努力去完成。
为了避免这个陷阱，您需要明确定义已完成的项目将为您带来的目标和具体收益。
向团队成员提供完整的文档，以便他们了解项目的每个阶段。项目计划将帮助他们定义责任范围、里程碑、评估方法、最终目标以及最终结果。
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想了解如何创建项目计划吗？确保项目成功启动的最简单方法之一是使用模板。创建一个模板，其中包含任务、时间表、要使用的工具、所需的报告材料、每项任务的受让人以及严格的截止日期。获得此模板后，您可以复制它并将其应用到每个后续项目。以下是一些简单项目计划的免费示例。
2.缺乏清晰的交互流程
您是否曾在一个团队中工作过，其中一个人喜欢通过电子邮件进行交流，另一个人喜欢在 Slack 中进行交流，另一个人则走到您的办公桌前，然后将重要消息放入聊天中？这正是项目失败的原因——管理者在许多小任务和无组织的沟通上浪费时间。项目计划包括标准沟通流程非常重要。无效的沟通和协作是工作场所压力的两个主要原因。当参与者必须不断提出问题来了解最新消息时，他们的动力就消失了。
为了避免这种陷阱，请指定团队成员应在何处、何时以及如何进行沟通。
为您的团队提供用户友好、高效的软件，让协作变得更加轻松。这意味着您必须花一些时间制定项目计划并确定工作期间所需的所有沟通形式。
最有用的工具将是支持与其他工具（例如 Slack 或 Salesforce）集成的工具，以便所有通信、协作、存储和共享流程对项目团队中的每个人都完全透明。这样，您就可以确保每个员工都能访问他们所需的所有资源。
3.不切实际的目标和期限
按时完成任务是项目经理面临的最重要的挑战之一。其次是团队之间的信息交流。在开展项目时，最大的障碍是必须等待某人完成任务或提供对重要信息的访问。整个项目的截止日期不能因为一名员工延迟完成任务而推迟。当最后期限即将到来时，人们开始寻找责任人——这绝对不是你取得成功的方式。
为了避免这个陷阱，请考虑您团队的能力并在任务截止日期前增加缓冲时间。
事实上，速度损失是不可避免的，因此为了补偿它，请在任务之间安排缓冲时间。在为项目创建工作计划时，请务必考虑任务之间的依赖性，以便团队成员知道他们需要与谁协作以及何时协作。
规划项目并避免不切实际的期望的一种方法是使用甘特图。甘特图是一种交互式时间线，可让您全面了解项目进度、工作范围和依赖关系。它可以让您识别可能导致效率下降的障碍。使用看板或 Scrum 板还可以帮助您进行项目规划，因为您将大致了解如何在团队内分配职责。
通过从一开始就设置甘特图，您可以帮助喜欢数据可视化表示的团队成员了解他们的个人贡献如何影响项目进度。这激励员工更加关注项目任务并按时完成自己的部分工作。
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4.资源和团队成员的无效配置
根据项目管理协会（PMI）2018年的一项研究，21%的项目因资源不足或有限而失败，而资源预测的错误导致18%的项目失败。缺乏资金、时间或人力可能会使任何项目脱轨。因此，在制定项目工作计划时，项目经理必须考虑所有必要的资源，包括团队的能力。当工作量达到最佳时，劳动生产率就会提高。但相反的情况可能会导致专家情绪倦怠或失去动力。
为了避免这个陷阱，您需要平衡员工的工作量并安排所有必要的资源
幸运的是，如果从一开始就规划资源分配和工作量，这个问题就可以轻松避免。Wrike Resource等工具可帮助您根据团队工作流程可视化所有项目任务，提供数据透明度和灵活性，帮助您平衡工作量。当团队成员有权管理自己的任务时，他们将能够按时完成任务并节省金钱和时间等资源。
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创建包含资源跟踪的项目计划将使您能够立即识别潜在的障碍。由于95% 的员工表示在多个团队或多个项目中工作，因此提供透明的工作量数据将帮助他们确定项目任务的优先级并与其他项目经理或其他团队协商职责。良好的沟通可以帮助团队成员将更多时间花在富有成效的工作上。
5.工具脱节，缺乏调整灵活性
新技术通常会让我们的生活变得更轻松，但是当您的项目计划包含多个工具和习惯于使用不同流程的团队时，事情很快就会变得对您不利。
项目管理中最重要的要素之一是识别障碍并做出调整的能力。如果您的工具未连接，并且您的团队所需的信息未集中存储，您将无法发现潜伏在表面下的冰山。
根据麦肯锡的一项研究，员工每周花费大约 20% 的工作时间收集和搜索必要的信息。如果工具未连接，您的团队将浪费时间搜索长电子邮件线程和即时消息以查找他们需要的信息。如果您的下属无法找到最新的材料或信息，您不仅会失去宝贵的时间，还会导致项目脱轨。
为了避免这个陷阱，您需要一个集中的工具来帮助您跟踪项目。
您的项目计划应包括必要的工具（用于存储项目材料）以及用于监控或评估成功的工具。例如，Wrike 支持与 Slack、Jira、Salesforce 和 Adobe Creative Cloud 等工具集成。
此类功能可确保所有项目数据都集中存储。您不仅可以节省时间，还可以创建一个集中位置来跟踪所有任务和依赖项。您将了解每项任务处于执行的哪个阶段以及哪些执行者可能需要帮助。
团队合作让每个人都能取得更多成就
清晰的工作计划和简化的沟通流程使团队成员和利益相关者能够对情况达成共识。从一开始就选择用于交互和目标设定的工具可以帮助每个参与者设定正确的期望。通过避免计划错误并让您的团队为成功做好准备，您不仅可以节省公司的时间和金钱，还可以确保成功！
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