工作流程管理系统的 10 个功能

[Aklima@444]

什么是工作流程管理系统？
工作流程管理系统 (WMS) 可帮助您的企业减少重复流程或简化一组任务。它是一组任务的基础设施，这些任务将自动从一个任务流向另一个任务，直到以最有效的方式执行流程（工作流程）。

要设置工作流程，您的团队必须首先定义需要完成的任务。接下来，您需要定义出现的挑战并删除冗余流程。最后，确定哪些团队成员或部门需要参与。这项工作不应该关注现在谁或如何做事情。为了节省时间和金钱，企业正在转向工作流程管理软件来自动化其流程并更好地报告其关键绩效指标。

在其他场景中，可以围绕工作流优化构建新的工作流管理系统。通常在组织执行工作流程分析之后。

有许多工具都在宣扬工作流程管理系统的优势，因此我们提供了关于获得最高质量系统时需要注意的 10 个重要事项的指南。

工作流程管理系统的 10 个功能 1. 简单的表单设计
工作流程管理系统应该使用户无需系统工程师的帮助即可轻松创建新表单。布局应该是拖放式的，并且可以快速构建或修改。界面应该直观地添加不同类型的字段，例如文本字段、数字字段、下拉列表、多项选择、计算、文件上传等。

该界面还应该使预先填写表格变得容易。因此，这种节省时间的功能允许用户输入一次数据并在多种不同的表单上使用它。

2. 整合传播
当员工需要将表单、任务或请求分配给另一个人时，他们应该能够直接在工作流管理工具中执行此操作。必须从系统外部发送包含需要完成工作的链接的电子邮件可能会变得很麻烦并且浪费时间。一个出色的系统允许您的团队直接在界面中讨论流程、标记其他团队成员、添加文档、文件和图像。

3. 自动化流程
您的 WMS 应该能够轻松创建可供多个团队成员使用的自动化、可重复流程。一个例子是新员工的入职流程从就业前评估开始。然后，系统会向候选人发送一封电子邮件以设置面试日期，并邀请他们填写就业所需的文件。最后，它会通知您的 IT 部门在第一天创建一个新帐户和笔记本电脑。此外，这些信息将在多个部门之间共享，并且您的自动化流程可以通知每个团队成员与其角色相关的工作流程步骤，并根据需要向他们发送提醒。

4. 与其他工具轻松集成
精心设计的工作流程管理工具可以帮助您的团队超越简 开曼群岛电报电话号码 单的任务或自动化流程。理想情况下，它将能够与您使用的其他工具配合使用，例如 CRM、提案软件、会计系统、日历甚至员工的电子邮件。

该工具应包含与流行应用程序的内置集成，或允许通过 API 或 Zapier 等工具进行集成以连接您的系统。与您的集成团队验证您选择的工具是否与所有现有应用程序集成。

5. 可定制的报告
报告是了解您的团队和 WMS 执行情况的重要工具。在界面中创建多种类型的报告应该很容易：图表、饼图、财务报告和关键绩效指标。您应该能够按照设定的时间表自动运行报告并设置分发系统，以便与适当的团队成员共享这些报告。任何用户都应该可以轻松修改现有报告、创建新版本或更改数据集以满足他们的需求。

您还应该验证是否可以轻松设置报告的权限级别，以便对所有员工可以查看的报告和数据设置限制（这对于人力资源和人力资源会计信息尤其重要）。

6. 移动访问
您的员工应该能够随时从任何设备访问工作流程管理系统。它应该经过优化，以便于在平板电脑或智能手机上使用。它在 Android 和 iOS 设备上也应该可以正常工作。需要考虑移动设备上的加载速度和页面上的数据量，因此界面的响应式版本可能会故意比完整桌面版本具有更少的功能。在使用该工具之前，请务必测试 WMS 在智能手机上的外观。