时间管理技巧可帮助您高效工作
Posted: Wed Dec 04, 2024 3:50 am
时间是个有趣的东西。我们每天都有相同的 24 小时，但不知何故，每个人的时间似乎过得不同。因此，你可能会在一天工作结束时发现自己想知道时间都去哪儿了，为什么你没有完成所有的工作。
科学可以解释为什么我们对时间流逝有不同的看法。基本上，当我们年轻的时候，我们有很多新的经历。大脑需要大量的时间来处理、分类和存储这些经历作为记忆。随着年龄的增长，我们的新体验越来越少。我们周围的世界更加熟悉，我们有大量的经验和记忆可以借鉴来理解它。这让我们觉得时间过得更快了。
那么，如果我们都有同样多的时间来完成工作，为什么有些人会觉得一天的时间不够用呢？与其责怪时间，不如评估一下自己的时间管理技巧。
在本文中，我们将概述一些时间管理技巧，以便您能够完成工作并按时完成。
学习如何确定优先次序
你经常会被分配多项任务。你需要客观地对这些任务进行优先排序，以确保最 以色列电话号码库 有价值的任务首先完成。
这很重要，因为您可能会想处理一些可能更容易完成的小任务，但如果这些任务对项目没有太大价值，那么您实际上只是在做忙碌的工作。您可能觉得自己完成了很多事情，但处理优先级较低的任务并不能让您更快地实现目标。
有时，分配任务的人会认为他们的任务是最重要的。但如果你试图让所有事情都具有高优先级，你最终会发现任何事情都没有优先级。
为了帮助您确定哪些任务具有最高价值，您可以使用优先级矩阵。始终先处理优先级最高的任务，然后再逐步降低。
时间管理技巧
MoSCoW 优先级模板（点击图片在线修改）
说“不”也没关系
相信自己能做比实际更多的事情是人之常情。没有人想给人留下他们不是团队合作者的印象。但是，如果你不能按时完成承诺的工作，那么接受比你实际能做的更多的工作最终可能会适得其反。所以，如果你已经有了高优先级的任务，而你又不能在不危及目标的情况下承担更多的任务，那么拒绝是可以的。
如果这项任务只有您才能完成，请与管理层合作，找其他人来承担您的其他任务，或协商新的优先级计划，以帮助每个人实现他们的目标。
吃青蛙吗？
马克·吐温曾说过这样一句话：“早上第一件事就是吃一只活青蛙，那么接下来的一天就不会发生更糟糕的事情了。”我们的“青蛙”往往是那些可能很复杂或难以完成的事情，所以我们把它们推迟到以后再做，因为我们很自然地想先做简单的事情。但是如果你能确定你的青蛙是什么，并把它做完，你就可以更快地完成其他任务，而不用担心稍后会有更艰巨的任务等着你。
注：据Quote Investigator称，马克·吐温从未说过或写过任何有关早上吃青蛙的事情。相反，这是一句谚语，源自法国作家尼古拉斯·尚福尔在 18 世纪写下的一句话，历经多年演变而来。
应用 80/20 规则
1895 年，经济学家维尔弗雷多·帕累托 (Vilfredo Pareto) 发现，80% 的土地归 20% 的人所有。他在自己的花园中也观察到了类似的现象，他发现 80% 的豌豆来自 20% 的豆荚。
基本上，80/20 规则（或帕累托原则）表明，大约 80% 的生产成果将来自 20% 的工作。因此，如果您有 10 项任务，其中两项将产生比其他八项更高的质量结果。这是对工作进行优先排序的另一种方式，这样您就可以找到最有生产力的任务并将它们移至列表的顶部。
将任务委派给其他团队成员
您的团队中还有其他才华横溢的人。即使您认为自己可以做到，也不必事事亲力亲为。您可能希望将额外的任务分配给有一定带宽的团队成员。他们可以快速完成这些任务，而您可以自由地专注于您的优先事项。
记得休息
我们中的许多人都倾向于努力完成当下的所有事情，因此我们忘记休息。这会导致注意力不集中、压力加大和疲劳，从而导致做出错误的决定。休息对于避免精神疲劳并帮助您专注于需要完成的工作非常重要。
休息多少次或休息多长时间并不重要。重要的是平衡工作表现和健康。
确保定期休息的一种方法是使用番茄工作法。它可以帮助你在固定的时间段内完成困难的任务，然后进行短暂的、有计划的休息。其目的是在保持动力的同时减轻精神压力。
Pomodoro 是意大利语，意思是番茄。Pomodoro®技术的发明者 Francesco Cirillo以他学生时代使用的番茄形厨房定时器命名了该技术。
对于这项技术，西里洛将番茄工作法定义为一个工作间隔（通常约为 25 分钟），中间休息 5 分钟。该技术如下：
选择要处理的任务。从优先级最高的任务开始。
将计时器设置为25分钟。
在计时器响起之前，请集中精力完成一项任务。您可能希望使用手动计时器，以避免手机可能带来的数字干扰。
休息五分钟。
开始另一个25分钟番茄工作法。
完成第四个番茄工作法后，休息 15 至 20 分钟，以恢复体力。
休息并不意味着你需要打开手机应用或回复每封电子邮件。你可能想静音或暂停通知，这样你就不会想利用休息时间做繁琐的工作。休息一下可以让你头脑清醒、伸展身体、散步、与同事交流等等。这样做的目的是让你的注意力暂时远离工作。
自动化繁琐工作
忙碌的工作让人感觉自己做了很多事，有助于打发时间，但这种工作往往没有价值。太多忙碌的工作会阻碍你完成重要任务。
很多繁琐的工作都可以自动化。例如，可以自动发送电子邮件来确认订单并在订单发货时通知客户。
此外，CRM 工具可以帮助您自动执行许多客户关系任务，例如营销活动、欢迎沟通、生成潜在客户、数据同步等。
自动化工作流程让团队成员从容易出现人为错误的繁琐任务中解放出来。这让他们有更多时间专注于更重要、更有意义的任务。自动化重复性任务还能提高一致性。
科学可以解释为什么我们对时间流逝有不同的看法。基本上，当我们年轻的时候，我们有很多新的经历。大脑需要大量的时间来处理、分类和存储这些经历作为记忆。随着年龄的增长，我们的新体验越来越少。我们周围的世界更加熟悉，我们有大量的经验和记忆可以借鉴来理解它。这让我们觉得时间过得更快了。
那么，如果我们都有同样多的时间来完成工作，为什么有些人会觉得一天的时间不够用呢？与其责怪时间，不如评估一下自己的时间管理技巧。
在本文中，我们将概述一些时间管理技巧，以便您能够完成工作并按时完成。
学习如何确定优先次序
你经常会被分配多项任务。你需要客观地对这些任务进行优先排序，以确保最 以色列电话号码库 有价值的任务首先完成。
这很重要，因为您可能会想处理一些可能更容易完成的小任务，但如果这些任务对项目没有太大价值，那么您实际上只是在做忙碌的工作。您可能觉得自己完成了很多事情，但处理优先级较低的任务并不能让您更快地实现目标。
有时，分配任务的人会认为他们的任务是最重要的。但如果你试图让所有事情都具有高优先级，你最终会发现任何事情都没有优先级。
为了帮助您确定哪些任务具有最高价值，您可以使用优先级矩阵。始终先处理优先级最高的任务，然后再逐步降低。
时间管理技巧
MoSCoW 优先级模板（点击图片在线修改）
说“不”也没关系
相信自己能做比实际更多的事情是人之常情。没有人想给人留下他们不是团队合作者的印象。但是，如果你不能按时完成承诺的工作，那么接受比你实际能做的更多的工作最终可能会适得其反。所以，如果你已经有了高优先级的任务，而你又不能在不危及目标的情况下承担更多的任务，那么拒绝是可以的。
如果这项任务只有您才能完成，请与管理层合作，找其他人来承担您的其他任务，或协商新的优先级计划，以帮助每个人实现他们的目标。
吃青蛙吗？
马克·吐温曾说过这样一句话：“早上第一件事就是吃一只活青蛙，那么接下来的一天就不会发生更糟糕的事情了。”我们的“青蛙”往往是那些可能很复杂或难以完成的事情，所以我们把它们推迟到以后再做，因为我们很自然地想先做简单的事情。但是如果你能确定你的青蛙是什么，并把它做完，你就可以更快地完成其他任务，而不用担心稍后会有更艰巨的任务等着你。
注：据Quote Investigator称，马克·吐温从未说过或写过任何有关早上吃青蛙的事情。相反，这是一句谚语，源自法国作家尼古拉斯·尚福尔在 18 世纪写下的一句话，历经多年演变而来。
应用 80/20 规则
1895 年，经济学家维尔弗雷多·帕累托 (Vilfredo Pareto) 发现，80% 的土地归 20% 的人所有。他在自己的花园中也观察到了类似的现象，他发现 80% 的豌豆来自 20% 的豆荚。
基本上，80/20 规则（或帕累托原则）表明，大约 80% 的生产成果将来自 20% 的工作。因此，如果您有 10 项任务，其中两项将产生比其他八项更高的质量结果。这是对工作进行优先排序的另一种方式，这样您就可以找到最有生产力的任务并将它们移至列表的顶部。
将任务委派给其他团队成员
您的团队中还有其他才华横溢的人。即使您认为自己可以做到，也不必事事亲力亲为。您可能希望将额外的任务分配给有一定带宽的团队成员。他们可以快速完成这些任务，而您可以自由地专注于您的优先事项。
记得休息
我们中的许多人都倾向于努力完成当下的所有事情，因此我们忘记休息。这会导致注意力不集中、压力加大和疲劳，从而导致做出错误的决定。休息对于避免精神疲劳并帮助您专注于需要完成的工作非常重要。
休息多少次或休息多长时间并不重要。重要的是平衡工作表现和健康。
确保定期休息的一种方法是使用番茄工作法。它可以帮助你在固定的时间段内完成困难的任务，然后进行短暂的、有计划的休息。其目的是在保持动力的同时减轻精神压力。
Pomodoro 是意大利语，意思是番茄。Pomodoro®技术的发明者 Francesco Cirillo以他学生时代使用的番茄形厨房定时器命名了该技术。
对于这项技术，西里洛将番茄工作法定义为一个工作间隔（通常约为 25 分钟），中间休息 5 分钟。该技术如下：
选择要处理的任务。从优先级最高的任务开始。
将计时器设置为25分钟。
在计时器响起之前，请集中精力完成一项任务。您可能希望使用手动计时器，以避免手机可能带来的数字干扰。
休息五分钟。
开始另一个25分钟番茄工作法。
完成第四个番茄工作法后，休息 15 至 20 分钟，以恢复体力。
休息并不意味着你需要打开手机应用或回复每封电子邮件。你可能想静音或暂停通知，这样你就不会想利用休息时间做繁琐的工作。休息一下可以让你头脑清醒、伸展身体、散步、与同事交流等等。这样做的目的是让你的注意力暂时远离工作。
自动化繁琐工作
忙碌的工作让人感觉自己做了很多事，有助于打发时间，但这种工作往往没有价值。太多忙碌的工作会阻碍你完成重要任务。
很多繁琐的工作都可以自动化。例如，可以自动发送电子邮件来确认订单并在订单发货时通知客户。
此外，CRM 工具可以帮助您自动执行许多客户关系任务，例如营销活动、欢迎沟通、生成潜在客户、数据同步等。
自动化工作流程让团队成员从容易出现人为错误的繁琐任务中解放出来。这让他们有更多时间专注于更重要、更有意义的任务。自动化重复性任务还能提高一致性。