如何为您的团队定义流程（并执行它们）
Posted: Wed Dec 04, 2024 3:45 am
客座作者
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什么是工作流程？
如何识别您当前的工作流程
开发更好的流程
促进过渡：如何实施新流程
结论
“如果你总是做你一直在做的事情，你就永远会得到你一直得到的东西。 » ~ 匿名
尽管对于这句有趣的引言的作者存在分歧（来源从亨利·福特到托尼·罗宾斯），但它所传达的信息仍然是有力的。很多时候，领导者和管理者要求他们的团队始终应用相同的过时流程，同时期望不同的结果。
工作流程是将一切结合在一起的粘合剂，确保任务以系统、有组织的方式完成，并最大限度地减少失败的可能性。
关于流程的重要一点是，它们不应该被定义然后被遗忘。您需要不断评估它们，以确定哪些不起作用，并使用该信息为您的团队构建更好的系统。变化是团队中唯一不变的；因此，您的流程必须反映这一点。
您如何确定团队的工作流程并在必要时对其进行调整？以下是您需要了解的所有内容：
什么是工作流程？
Baldridge 术语表指出，“‘工作流程’一词是指最重要的内部价值创造流程。这些流程涉及公司的大多数员工，并为客户、利益相关者和股东创造价值。 »您的工作流程是完成工作的标准化方法。。
无论是撰写特定报告还是推出全新产品，通常都有系统的信息流和一组必须由您的团队完成的标准任务。
为什么这些流程很重要？它们有助于让您的团队成员保持一致，同时确保每个人都清楚地了解需要做什么 以及他们在团队和公司中的角色。
“为了让团队正确执行特定任务，他们需要操作指南。也就是说，他们正在寻找能准确告诉他们该做什么、什么时候该做什么的人或事，”瓦茨·S·汉弗莱 (Watts S. Humphrey) 在为卡内基梅隆大学软件工程学院撰写的文章中解释道。 “这正是运营流程的作用。它提供了完成特定任务所需步骤的简单、简洁的描述。”然而，流程并不是永恒的：它们必须随着与您的团队、目标和资源相关的变化而发展。然而，调整工作流程首先要确定当前流程。
如何识别您当前的工作流程
有些人认为识别通常做事的方式很容易。然而，您会惊讶地发现有多少事情没有说出来（也没有记录下来），特别是当您的团队由知道如何做到这一点的长期人员组成时（无论他们是否接受过培训）。
因此，了解您当前的流程需要做一些工作。操作方法如下：
1. 动员你的团队
让您的团队参与确定每个流程
您的主要目标是详细了解信息和任务如何在您的团队中流动（而不仅仅是从您的座位上获得一般的、自上而下的视图）。为此，您必须与团队成员密切合作，清楚地了解他们的工作方式。毕竟，他们是每天亲自动手并应用您的流程的人。
桌面宣传图片宣传
“从熟悉的业务流程开始，比如‘我们向客户收钱，然后支付发票’，” Umbrex联合创始人兼麦肯锡培训运营专家威尔·巴赫曼 (Will Bachman) 说道。 “然后，询问收款负责人：‘向我解释一下你正在处理的流程的一部分，一步一步。’一旦此人提到他们从别人那里收到的信息，就问他们“你是如何获得这些信息的？”然后去找提到的人，问他们同样的问题。继续追踪产品的销售者，”巴赫曼建议。
这种简单直接的方法可能看起来令人不知所措。但您会惊讶地发现有多少经理在开始开发新流程之前没有征求团队的意见。花点时间玩这个追逐游戏，它将真正帮助您深入了解当前的流程。
2. 制定组织结构图
使用第一步中收集的信息，创建公司流程的可视化表示作为指导。
“从一个简单的组织结构图开始，” Aligned Workplace 创始人兼首席执行官艾琳·马库斯 (Ilene Marcus) 说。 “这就是组织和概念化流程的方式，使您能够发现脱节点并开发实施变革的框架。
创建流程图（也称为业务流程映射）在商业世界中变得非常流行。 “这些流程图的目的是深入了解流程、人员、输入、控制和输出，然后潜在地简化和优化整个系统和/或改进获得的结果，” LucidChart 的这篇文章明确解释道。
因此，不要犹豫，通过逐字画出你的流程来发挥创造力。这种视觉表示将在以下步骤中为您提供很大帮助。
不相信可视化的力量？观察当 Tom Wujec 让人们画出吐司的制作过程时会发生什么：
3、发现工作过程中的问题
请记住，流程识别的目标不仅是突出流程，而且是定义可能的改进。这意味着除了识别流程之外，您还必须检测可能的薄弱环节。
应用前两个步骤可以更轻松地识别缺失的项目或未按预期工作的部件。
如何定义团队的流程 - 业务流程映射
使用我们之前“收钱”的例子，您很快就会意识到，负责使用这 科威特 电话号码库 些资金支付账单的人每个月都在努力获得从客户那里收钱的人的批准（这是他们的一个障碍）不断面对并大大减慢他们的速度）。
记录这些问题（以及出现的任何问题！），以确保在开发新流程时解决这些问题。
“观察和报告问题领域将帮助您避免障碍并解决员工问题，这对于实施新流程至关重要，”马库斯补充道。
开发更好的流程
现在您了解了当前的工作流程和需要改进的领域，是时候采取下一步了：创建更适合您的团队的工作流程，并解决导致整个系统速度减慢的操作问题。
1. 提出问题
询问有关障碍和流程的问题
与确定当前流程相同，开发新流程的第一件事就是与团队成员进行讨论。
坦诚的讨论。为什么会出现这个障碍呢？他们是否需要一些目前没有的东西来做好他们的工作？什么可以让他们的工作变得更轻松？
了解他们的问题、造成这些困难的原因以及解决这些问题的方法将帮助您开发和实施新的流程，真正解决这些问题，而不是包扎它们。
2. 创建新流程的流程图
在设计新流程时，开发新的视觉表示将有助于确保解决研究过程中发现的所有问题。
然而，不要认为这个过程一定过于复杂或正式。只要您以您和您的团队理解的方式在纸上规划出新流程，您就走在正确的轨道上。
Build it Backwards董事总经理 Daniel Feiman 表示，在构建新工作流程时，“设计流程就好像您要启动一个拥有优质资源的新实体一样” 。这将帮助您在创建组织结构图时摆脱所有限制性信念。您将设计一个能够真正改善团队运作的流程。
3、从最后开始流程实施
创建一个全新的流程似乎令人难以承受。因此，最好的方法是从最后开始。
“首先定义过程的目标或结果，然后问自己，‘我们需要做什么才能实现这个结果？’ » Claymore Group创始人 Michael Clingan 解释道。 “对以下所有答案执行相同的操作，直到定义整个过程。您的团队将设计从输出到输入的流程。 »
如何定义团队的流程 - 从最后开始
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什么是工作流程？
如何识别您当前的工作流程
开发更好的流程
促进过渡：如何实施新流程
结论
“如果你总是做你一直在做的事情，你就永远会得到你一直得到的东西。 » ~ 匿名
尽管对于这句有趣的引言的作者存在分歧（来源从亨利·福特到托尼·罗宾斯），但它所传达的信息仍然是有力的。很多时候，领导者和管理者要求他们的团队始终应用相同的过时流程，同时期望不同的结果。
工作流程是将一切结合在一起的粘合剂，确保任务以系统、有组织的方式完成，并最大限度地减少失败的可能性。
关于流程的重要一点是，它们不应该被定义然后被遗忘。您需要不断评估它们，以确定哪些不起作用，并使用该信息为您的团队构建更好的系统。变化是团队中唯一不变的；因此，您的流程必须反映这一点。
您如何确定团队的工作流程并在必要时对其进行调整？以下是您需要了解的所有内容：
什么是工作流程？
Baldridge 术语表指出，“‘工作流程’一词是指最重要的内部价值创造流程。这些流程涉及公司的大多数员工，并为客户、利益相关者和股东创造价值。 »您的工作流程是完成工作的标准化方法。。
无论是撰写特定报告还是推出全新产品，通常都有系统的信息流和一组必须由您的团队完成的标准任务。
为什么这些流程很重要？它们有助于让您的团队成员保持一致，同时确保每个人都清楚地了解需要做什么 以及他们在团队和公司中的角色。
“为了让团队正确执行特定任务，他们需要操作指南。也就是说，他们正在寻找能准确告诉他们该做什么、什么时候该做什么的人或事，”瓦茨·S·汉弗莱 (Watts S. Humphrey) 在为卡内基梅隆大学软件工程学院撰写的文章中解释道。 “这正是运营流程的作用。它提供了完成特定任务所需步骤的简单、简洁的描述。”然而，流程并不是永恒的：它们必须随着与您的团队、目标和资源相关的变化而发展。然而，调整工作流程首先要确定当前流程。
如何识别您当前的工作流程
有些人认为识别通常做事的方式很容易。然而，您会惊讶地发现有多少事情没有说出来（也没有记录下来），特别是当您的团队由知道如何做到这一点的长期人员组成时（无论他们是否接受过培训）。
因此，了解您当前的流程需要做一些工作。操作方法如下：
1. 动员你的团队
让您的团队参与确定每个流程
您的主要目标是详细了解信息和任务如何在您的团队中流动（而不仅仅是从您的座位上获得一般的、自上而下的视图）。为此，您必须与团队成员密切合作，清楚地了解他们的工作方式。毕竟，他们是每天亲自动手并应用您的流程的人。
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“从熟悉的业务流程开始，比如‘我们向客户收钱，然后支付发票’，” Umbrex联合创始人兼麦肯锡培训运营专家威尔·巴赫曼 (Will Bachman) 说道。 “然后，询问收款负责人：‘向我解释一下你正在处理的流程的一部分，一步一步。’一旦此人提到他们从别人那里收到的信息，就问他们“你是如何获得这些信息的？”然后去找提到的人，问他们同样的问题。继续追踪产品的销售者，”巴赫曼建议。
这种简单直接的方法可能看起来令人不知所措。但您会惊讶地发现有多少经理在开始开发新流程之前没有征求团队的意见。花点时间玩这个追逐游戏，它将真正帮助您深入了解当前的流程。
2. 制定组织结构图
使用第一步中收集的信息，创建公司流程的可视化表示作为指导。
“从一个简单的组织结构图开始，” Aligned Workplace 创始人兼首席执行官艾琳·马库斯 (Ilene Marcus) 说。 “这就是组织和概念化流程的方式，使您能够发现脱节点并开发实施变革的框架。
创建流程图（也称为业务流程映射）在商业世界中变得非常流行。 “这些流程图的目的是深入了解流程、人员、输入、控制和输出，然后潜在地简化和优化整个系统和/或改进获得的结果，” LucidChart 的这篇文章明确解释道。
因此，不要犹豫，通过逐字画出你的流程来发挥创造力。这种视觉表示将在以下步骤中为您提供很大帮助。
不相信可视化的力量？观察当 Tom Wujec 让人们画出吐司的制作过程时会发生什么：
3、发现工作过程中的问题
请记住，流程识别的目标不仅是突出流程，而且是定义可能的改进。这意味着除了识别流程之外，您还必须检测可能的薄弱环节。
应用前两个步骤可以更轻松地识别缺失的项目或未按预期工作的部件。
如何定义团队的流程 - 业务流程映射
使用我们之前“收钱”的例子，您很快就会意识到，负责使用这 科威特 电话号码库 些资金支付账单的人每个月都在努力获得从客户那里收钱的人的批准（这是他们的一个障碍）不断面对并大大减慢他们的速度）。
记录这些问题（以及出现的任何问题！），以确保在开发新流程时解决这些问题。
“观察和报告问题领域将帮助您避免障碍并解决员工问题，这对于实施新流程至关重要，”马库斯补充道。
开发更好的流程
现在您了解了当前的工作流程和需要改进的领域，是时候采取下一步了：创建更适合您的团队的工作流程，并解决导致整个系统速度减慢的操作问题。
1. 提出问题
询问有关障碍和流程的问题
与确定当前流程相同，开发新流程的第一件事就是与团队成员进行讨论。
坦诚的讨论。为什么会出现这个障碍呢？他们是否需要一些目前没有的东西来做好他们的工作？什么可以让他们的工作变得更轻松？
了解他们的问题、造成这些困难的原因以及解决这些问题的方法将帮助您开发和实施新的流程，真正解决这些问题，而不是包扎它们。
2. 创建新流程的流程图
在设计新流程时，开发新的视觉表示将有助于确保解决研究过程中发现的所有问题。
然而，不要认为这个过程一定过于复杂或正式。只要您以您和您的团队理解的方式在纸上规划出新流程，您就走在正确的轨道上。
Build it Backwards董事总经理 Daniel Feiman 表示，在构建新工作流程时，“设计流程就好像您要启动一个拥有优质资源的新实体一样” 。这将帮助您在创建组织结构图时摆脱所有限制性信念。您将设计一个能够真正改善团队运作的流程。
3、从最后开始流程实施
创建一个全新的流程似乎令人难以承受。因此，最好的方法是从最后开始。
“首先定义过程的目标或结果，然后问自己，‘我们需要做什么才能实现这个结果？’ » Claymore Group创始人 Michael Clingan 解释道。 “对以下所有答案执行相同的操作，直到定义整个过程。您的团队将设计从输出到输入的流程。 »
如何定义团队的流程 - 从最后开始