高階領導、經理和員工之間的溝通程度對於創造一個富有成效、高效和協作的環境至關重要。如果沒有清晰、一致的溝通，您的團隊的效率將會降低，混亂和不一致將會增加。
對於當今的領導者來說，溝通是一項特別重要的技能，因為許多組織繼續跨分散式團隊進行遠距工作。讓每個人都保持一致，特別是在動盪或變革時期，對於維持平穩運作和確保員工擁有成功所需的資訊和資源至關重要。
這就是過度溝通的藝術發揮作用的地方。
為什麼過度溝通很重要
過度溝通可能聽起來違反直覺——畢竟，如果你已經傳達了訊息，為什麼還要浪費時間重複自己的話呢？
但如果做得正確，過度溝通可以幫助領導者強化重要訊息（例如組織 西班牙手机区号 的願景和價值觀），幫助員工保留關鍵訊息，並確保每個人都聽到並理解這些訊息。
換句話說，充分溝通有助於防止誤解，將關鍵訊息放在首位，並確保每個人都達成共識。
過度溝通不是什麼
請記住，過度溝通並不是每次互動時都會向員工過度分享或傾倒訊息。不要進行微觀管理。分享有關決策的所有細節或用數十封電子郵件轟炸員工的收件匣並不是我們的目標。當員工發現這些資訊無關緊要、不必要或分散他們實際工作的注意力時，這種行為很快就會讓他們目光呆滯，並導致他們感到沮喪。
您的目標是理解和協調，而不是浪費時間。因此，成功過度溝通的關鍵是確定優先順序並在正確的時間提供正確的資訊。
什麼時候你應該過度溝通
因為很容易以無益的方式過度溝通，所以重要的是要認識到過度溝通何時何地最有用。
例如，如果您有一個在團隊內溝通專案詳細資訊的清晰流程，則過度溝通訊息（透過冗餘電子郵件、多個專案管理平台或多次會議）可能會變得令人沮喪，並浪費寶貴的時間和資源。
那麼什麼時候該過度溝通呢？
在變革或危機時期，以及為了澄清和強化來自高階領導的關鍵訊息（例如組織的願景、優先事項或公司範圍的目標），過度溝通尤其重要。
管理變革，特別是在部門或組織層面，需要處理許多移動部件。如果沒有一致、清晰和定期的溝通，重要的細節可能會在混亂中遺失，員工最終可能會感到被忽視、被低估或困惑。透過定期更新和簽到進行溝通，並透過後續行動強化訊息傳遞，將幫助您避免誤解，在不確定的情況下保持高昂的士氣，並更順利地過渡到變革。
此外，定期傳達您作為領導者或組織的願景對於使您的團隊與策略或使命保持一致至關重要。當您過度傳達您的願景（例如將您的願景與較小的團隊級專案或目標聯繫起來）時，您就可以圍繞該價值觀創建一種文化，並且您的員工將能夠更有效地將自己的目標和問題解決與該願景保持一致。
如何有效地進行過度溝通
使用以下提示可確保您的過度溝通是相關且有幫助的。
1. 保持簡單
確保訊息和回饋簡單明了。不要陷入每一個細節，而要清楚傳達期望、目標或優先事項。
透過高度關注您選擇傳達的要點或訊息，您的訊息將更具影響力和清晰。
2. 保持短暫頻繁的簽到
與其召開議程涵蓋廣泛主題或優先事項的冗長會議，不如選擇更簡短、更有針對性、更頻繁的簽到。
例如，當開始一個新專案或進行更改時，重要的是讓那些需要儘早參與對話並經常同步的人參與其中。這可以確保每個人都了解專案目標、計劃如何與組織目標連結、每個人的職責是什麼以及預期的時間表。
使用後續簽到來獲取簡短的進度報告和責任更新，使每個人都保持在同一頁上，並且專案按計劃向前推進。
專業提示：請記住，太多的會議會讓員工不知所措。會議最適合獲取需要面對面溝通的大局資訊（如政策、程序或目標）。儲存電子郵件更新的較小細節，這樣您就不會浪費員工的時間。
3.讓1:1放鬆
並非每一個 1:1 都必須是正式製作。在自然、低風險的環境中與您的團隊成員溝通。
輕鬆的一對一幫助您與團隊保持良好的關係，使員工能夠輕鬆地與您溝通，並有機會定期與您分享回饋和見解。例如，考慮舉行午餐會議或「邊走邊聊」。
午餐會議或一對一散步應該有一個寬鬆的議程，重點是單獨檢查員工的情況。這是與員工進行更隨意和個人聯繫的絕佳機會，可以加強你們的關係並建立信任。
4. 混合溝通方式
與員工溝通的方式有很多種（反之亦然）。不同的管道會有不同的用途和優勢。不要害怕混淆你的溝通方式。
例如，您可以安排每週站立會議來檢查團隊進度並提供任何高級更新，但可以依靠電子郵件或聊天來快速提問並使用流程圖或視覺效果來輕鬆參考專案工作流程或任務。
Lucidchart 透過易於使用的視覺效果幫助您在團隊內部和跨團隊無縫協作。建立流程圖來繪製您的流程和工作流程，並使用甘特圖或看板等視覺效果來追蹤分配和職責。將資料和匯入文件直接連結到您的視覺效果，以便您擁有唯一的事實來源。在文件中留下@提及，以通知團隊成員新資訊或引起他們對重要專案的注意。
詢問您的團隊什麼節奏適合他們以及他們喜歡什麼溝通管道。不要害怕改變你的日常習慣，找到適合每個人的流程。
5. 不要等待消息（好消息或壞消息）
良好溝通的最重要規則之一是及時轉發新聞。不要等待分享消息——即使是壞消息。在不確定或變化的時期尤其如此。即使您沒有給員工答案，也要經常與他們聯繫以更新他們的情況（包括告訴他們您沒有任何消息）。
隨著情況的發展分享新聞和最新動態可以建立信任，並有助於緩解圍繞不確定性的焦慮。如果您的員工相信您會對他們誠實、透明，他們的壓力就會減輕，並且更有能力有效地應對變革。
結論：期待意想不到的事情
當談到經營一家企業時，你永遠無法完全預測未來。關鍵是要預料到意外情況並在溝通中做好計劃。會有打嗝的情況發生。請勿恐慌;相反，應將問題快速傳達給相應的利害關係人，以便您能夠作為一個團隊來應對挑戰。
溝通是一條雙向路。當您創建「過度溝通」的文化時，您將在領導層和員工之間建立信任，並使員工更容易提供所需的回饋、提出問題以及對挑戰或問題持開放態度。
