使用工作流程管理软件改进大学的行政流程

[Aklima@444]

高等教育充满了手工工作方式，这已不是什么秘密。从会计等后台服务到经济援助等前端服务，纸张仍然是许多大学的沟通和审批方式。当企业陷入纸面时会发生什么？流程需要很长时间才能获得批准，而且翻译过程中可能会丢失内容，给大学造成数千美元的收入损失。通过实施专为大型企业设计的工作流程解决方案，大学可以降低管理成本并提高运营效率。其结果是形成一个学术环境，提高员工的工作效率，让他们有更多的时间投入到战略计划上，并改善工作流程。由于“客户”和“公司”不是典型的高等教育术语，因此该领域的“客户”是学生。工作流程软件允许管理团队更快地对业务流程采取行动，从而显着改善学生体验。工作流程管理软件可以通过以下三种方式改善大学的管理流程：



通过无纸化消除浪费并降低成本
工作流程管理软件改善大学行政工作的最明显方法是 哥斯达黎加电报电话号码 消除纸张。没有人愿意再花费数小时打字、审查、签署和等待其他利益相关者的批准。数据收集和整合通常是在纸上完成的，这意味着数据是零星的且不标准化。这意味着数据更难收集、读取和使用来加速表单、审批等业务流程。通过使用工作流软件，可以在中央平台上收集和集成数据。该软件还使整个过程自动化，使一切都实时发生。为了减少所有这些流程中使用的纸张数量，越来越多的大学认识到工作流程管理软件的强大功能。通过数字化表格和创建存储平台，纸张被完全消除。数字下载使得以电子方式填写表格变得更加容易。创建数字系统有助于通过信息验证来提高安全性。学生信息自动上传到文件系统，无需手动记录。这一切都是无纸化完成的，有效减少了多余的浪费。这使得大学能够通过更快速、更高效地响应学生的请求来提供更好的学生体验，同时减少在大学花费的成本和时间。底线：无纸化消除了完成任务所需的时间，降低了成本，因为一切都是数字化的，并减少了大量纸张的浪费。



多关注策略，少关注细节，例如截止日期
大学有很多领域需要流程管理。从上传适当的文件到获得批准，许多学生等待大学的下一个消息，而管理人员则被源源不断的请求淹没。无论是在后台还是前台，许多部门都在与手动和过时的技术作斗争，这些技术导致错过最后期限、沟通延迟以及跨校园协作无效，给学生和教师造成压力。幸运的是，工作流管理软件解决了管理方面遇到的这些常见问题。通过实施工作流管理软件，高等教育机构可以更多地关注更好地工作的策略（称为业务流程管理），而不是关注可以自动化的小细节。工作流程软件允许大学将任务分配给特定人员，并确定破碎流程中需要改进的领域。它还创建了一种对员工有意义的按时间顺序排列的工作方式，加快了完成每项任务所需的时间。随着工作流程管理软件实现业务流程自动化和数字化，管理员可以使用这些数据为其他功能创建可重复的工作流程。这为整个学院创造了一种标准化但全面的工作方式。 通过使用工作流程软件覆盖细节，大学可以专注于实现目标的策略，而不是在日常运营上浪费时间。